Нужно ли ставить печать на последующих Протоколах Общего собрания участников ООО принимаемых после регистрации организации?

Законные способы заверения решений и протоколов ООО

Общее собрание участников – это высший орган управления в ООО. В исключительную компетенцию общего собрания входят вопросы, перечисленные в статье 33 закона N 14-ФЗ от 08.02.1998.

Порядок созыва участников, процедура проведения собрания, ание по вопросам тоже определяются законом «Об ООО» (статьи 33-38). Принятые общим собранием решения оформляются письменным протоколом. Если же участник в обществе единственный, он единолично принимает решения о деятельности ООО и оформляет их документально.

Как оформляются протоколы и решения

Порядок оформления решений и протоколов участников общества предусмотрен статьей 181.2 ГК РФ. В письменный документ обязательно вносят следующие данные:

• дата, время, место проведения собрания;
• сведения об участниках собрания;
• результаты ания по каждому вопросу;
• сведения о лицах, проводивших подсчёт .

Кроме того, в протокол включают сведения о тех, кто ал против принятия решения по отдельным вопросам и потребовал внести запись об этом.

Решения единственного участника ООО по понятным причинам не содержат пунктов о ании по каждому вопросу. Однако из этого документа должно быть понятно – где и когда участник принял определённое решение и в чём его суть.

Нотариальное заверение протоколов и решений до 2020 года

До 1 сентября 2014 года протокол общего собрания участников ООО не требовал нотариального заверения. Однако законом от 05.05.2014 N 99-ФЗ Гражданский Кодекс РФ был пополнен новой нормой.

Сейчас статья 67.1 ГК РФ определяет, что текст протокола общего собрания участников должен быть заверен у нотариуса. Но нотариальное заверение решения собрания не потребуется, если общество предусмотрело альтернативный способ.

Это может быть подписание протокола всеми или частью участников, видео- или аудиозапись собрания, другие способы, не противоречащие закону. Альтернативный способ заверения протоколов должен быть зафиксирован в уставе ООО или решении общего собрания, принятого участниками единогласно.

Единственный вопрос, принятие которого в любом случае должно быть заверено нотариусом, это увеличение уставного капитала общества.

У нотариального заверения решений общего собрания участников ООО несколько целей:

• удостоверение самого факта проведения собрания;
• подтверждение реального присутствия лиц, указанных в протоколе;
• снижение рисков корпоративных конфликтов.

Но, как мы уже отметили, если участники доверяют друг другу, они могут проводить собрания и без нотариуса, выбрав альтернативный способ заверения.

Решения единственного участника у нотариуса до 2020 года заверять не требовалось, ведь корпоративный конфликт в этом случае исключён. И в письме от 01.09.

2014 N 2405/03-16-3 Федеральная нотариальная палата указывала, что на ООО, состоящее из одного участника, положения статьи 67.1 ГК РФ не распространяются.

Такое же мнение высказала Федеральная налоговая служба в письме от 28.12.2016 N ГД-4-14/25209@.

Таким образом, до 2020 года налоговые органы не требовали заверять у нотариусов решения единственного участника. Что касается протоколов, то участники могли заранее указать альтернативный способ заверения в уставе или внести этот вопрос в повестку дня сразу при проведении общего собрания.

Нотариальное заверение протоколов и решений после 2020 года

Всё изменилось после того, как Президиум Верховного Суда выпустил Обзор судебной практики от 25 декабря 2019 года.

Суд высшей инстанции пришёл к следующим выводам:

• нотариальное заверение решений (при отсутствии альтернативного способа) распространяется не только на общие собрания участников, но и на единственного участника;
• альтернативный способ должен быть указан в уставе или принят нотариально удостоверенным решением.

В отношении второго пункта надо сказать особо. До выхода Обзора участники могли принять альтернативный способ заверения протокола (например, подписание всеми участниками) сразу на собрании, и он тут же начинал действовать. Но теперь надо сначала заверить у нотариуса протокол, где принято решение о выборе альтернативного способа, а действовать эта норма начнёт уже для следующих собраний.

Федеральная нотариальная палата оперативно отреагировала на Обзор и уже 15 января 2020 года выпустила письмо N 121/03-16-3. В письме ФНП согласилась с мнением Верховного суда и рекомендовала нотариусам заверять решения единственного участника.

Что касается ФНС, то от неё разъяснений по этому вопросу пока нет. Однако из последней практики нам известны случаи отказа в регистрации ООО даже в отношении не заверенного нотариально протокола собрания учредителей. Причём последние пока не имеют статуса участников, ведь организация признаётся созданной только после внесения сведений о ней в ЕГРЮЛ.

Отдельные инспекции, в частности, в Башкирии, требуют заверять не только протоколы собрания учредителей, но и единственного учредителя. Безусловно, такие отказы нарушают нормы закона «О регистрации ИП и юридических лиц», поэтому их надо обжаловать.

Как видно, хотя ФНС до сих пор не подтвердила письмом согласие с позицией Верховного Суда, фактически этот порядок применяется. То есть участники ООО, в том числе, единственные, должны заверять свои решения у нотариуса. Без нотариального заверения допускается оформление решений или протоколов, если участниками принят альтернативный способ.

Напомним, что даже в этом случае протокол общего собрания или решение единственного участника об увеличении уставного капитала должны быть нотариально заверены. Это требование п. 3 статьи 17 Закона «Об ООО».

Как указать альтернативный способ в уставе или решении

Итак, сначала участникам надо определиться с тем, какой способ заверения будет выбран в качестве альтернативы нотариусу. Наиболее распространённый вариант – подписание документа всеми участниками.

Это означает, что каждый протокол общего собрания подписывают не только председательствующий и секретарь собрания, но и все участники. Если же нет уверенности, что все партнеры смогут всегда присутствовать на общих собраниях, то можно указать необходимость подписания протокола только некоторыми из них. Такая возможность прямо предусмотрена статьей 67.1 ГК РФ.

Альтернативный способ можно сразу указать в уставе, который подаётся при регистрации ООО.

Например, в нашем варианте устава уже есть такая норма: «Принятие Общим собранием Общества решения, а также состав участников, присутствовавших на Общем собрании, подтверждаются подписанием протокола Общего собрания всеми участниками или представителями участников Общества, наделённых соответствующими полномочиями, присутствовавшими на Общем собрании. Нотариальное удостоверение данных фактов не требуется, если иное не предусмотрено действующим законодательством».

Для устава с единственным учредителем формулировка такая: «Решения единственного участника по вопросам деятельности Общества подтверждаются подписью единственного участника. Нотариальное удостоверение решений не требуется».

Такой же или подобный текст может быть внесён в уже действующий устав, если он не предусматривает альтернативного способа, а участники хотели бы избежать нотариального заверения решений. В этом случае надо зарегистрировать новую редакцию устава по форме Р13001, заплатив пошлину в 800 рублей.

Кроме того, выбор альтернативного способа может быть оформлен в виде решения или протокола собрания, который надо заверить у нотариуса. В этом случае вносить изменения в устав не требуется.

Источник: https://www.regberry.ru/registraciya-ooo/zavereniye-resheniy-i-protokolov-ooo

Правильная процедура оформления протокола общего собрания участников ООО

Протокол общего собрания участников ООО – это документ, которым фиксируются договоренности участников организации по вопросам повестки дня.

Изучив статью, читатель узнает, что представляет собой данный документ, как он составляется, какова его форма и содержание, подлежит ли протокол нотариальному заверению, в каком порядке подписывается.

Скачать образец рассматриваемого документа можно по ссылке в конце статьи.

Общие положения о собраниях участников ООО

Вопросы деятельности ООО урегулированы ФЗ «Об ООО» от 08.02.1998 № 14 и ГК РФ. В данных нормативных актах содержатся и требования к протоколам собраний, но обо всем по порядку.

Главным органом общества с ограниченной ответственностью, в котором состоят несколько участников, является общее собрание (ч. 1 ст. 32 ФЗ № 14). В его юрисдикцию входит разрешение различных вопросов, которые можно условно разделить на две большие группы:

1. Вопросы, которые отнесены к компетенции собрания на основании требований закона, в частности ФЗ № 14 и ГК РФ.
2. Вопросы, которые общее собрание разрешает на основании Устава.

Для того, чтобы решать вопросы, в организациях проводятся собрания. Они, в силу требований ч. 1 ст. 32 ФЗ № 14 могут проходить как в очередном порядке, так и во внеочередном. Все темы для повестки будущего собрания ставятся заранее, и лишь такие заранее поставленные темы обсуждаются и разрешаются.

Документом, который составляется по итогам собрания является протокол. Ведение протокола общего собрания участников ООО осуществляют председатель или секретарь собрания.

Какие требования предъявляет закон протокола?

Требования к протоколу общего собрания участников ООО закреплены в ст. 181.2 ГК РФ. Для протокола и решения одного участника они общие, однако по факту – это разные документы, и необходимо это понимать.

В протоколе указываются различные сведения, а именно:

1. Дата, время собрания.
2. Место, в котором оно проведено.
3. Информация об участниках фирмы, которые приняли участие в собрании.
4. Информация о результатах ания по всем вопросам, которые обсуждались.
5. Информация о проводивших подсчет по итогам ания лицах.
6. Данные о том, кто проал против по какому-либо поставленному на повестку дня вопросу, если такие лица попросили внести эти данные в протокол.

Это обязательные требования, без их соблюдения протокол не может признаваться действительным, а заседание состоявшимся. В то же время, целесообразно отразить в документе дополнительную информацию, которая хотя и не является обязательной, но позволяет индивидуализировать документ и избежать возможных споров относительно хода собрания и порядка ания.

К необязательным сведениям относятся:

1. Порядковый номер протокола (для целей делопроизводства).
2. Информация о том, кто выступал при обсуждении каждого вопроса, какие доводы приводил (для фиксации отношения участников к существу определенных вопросов).
3. Данные о том, каким образом производилось ание и какой голос отдал каждый участник (за, против, воздержался).

В какой форме составляется протокол и требуется ли его нотариальное заверение?

Форма протокола общего собрания участников ООО является письменной, что прямо указано в п. 3 ст. 181.2 ГК РФ. Законодательство также требует нотариальное удостоверение протоколов общих собраний ООО.

Однако удостоверение протоколов собраний ООО нотариусом может не производиться, если иной способ удостоверения указан в Уставе, либо абсолютно все участники собрания проали за то, что протокол будет заверен не нотариально, а иным образом.

Но как удостоверять протоколы общего собрания участников ООО другим способом? Ответ на этот вопрос содержится в п. 3 ст. 67.1 ГК РФ. Допускается использование технических средств, в частности, видеозаписи. Кроме того, возможно подписание протокола как всеми участниками, так и частью участников, в подтверждение факта его составления.

Не исключаются и иные способы, но их целесообразно оговорить в Уставе фирмы. Если единогласного решения о том, что протокол не будет заверяться нотариально, либо соответствующих положений в Уставе нет, придется пригласить нотариуса.

Разумеется, если в организации только один участник, то нотариального заверения его решения не требуется.

Нумерация протоколов общего собрания участников ООО и присвоение ему индивидуального номера

Чтобы облегчить документооборот в организации, рекомендуется каждому протоколу присвоить индивидуальный номер. Порядок присвоения номеров законом не оговаривается, соответственно можно разработать и принять свою систему нумерации.

На практике достаточно последовательной нумерации, например — протокол общего собрания № 1, 2, 3, и т.д. Не стоит забывать и о дате составления документа. Ее проставление – отличный способ индивидуализировать документ. Кроме того, указание даты является обязательным в силу закона.

Согласно требованиям ч. 6 ст. 37 ФЗ № 44 протоколы подшиваются в общую книгу. Участники компании могут в любой момент времени истребовать данные из такой книги. Иных требований закон не содержит, соответственно разрешение вопроса о нумерации протоколов и их идентификации лежит на плечах участников организации, председателя и секретаря собрания.

Кто подписывает протокол общего собрания участников ООО?

Согласно требованиям п. 3 ст. 181.2 ГК РФ в протоколе должны быть отражены подписи:

1. Председателя собрания.
2. Секратаря.

Председателем собрания может быть любой участник ООО. Перед каждым собранием производятся выборы, что прописано в п. 5 ст. 37 ФЗ № 14. Решение о выборе принимается большинством .

Перечень лиц, которые имеют право открывать собрание и начинать процедуру выбора председателя установлен п. 4 ст. 37 ФЗ № 14.

Это может быть единоличный исполнительный орган; председатель коллегиального органа, совета директоров; ревизор или аудитор; инициатор проведения собрания из числа участников ООО.

Как направить протокол участникам собрания, и требуется ли это делать?

Согласно требованиям п. 6 ст. 37 ФЗ № 14 протокол должен быть направлен участникам организации. Направление осуществляет лицо, ведущее протокол собрания. Действие должно быть осуществлено в течение 10 дней после того, как собрание состоялось.

Можно направить протокол по почте, но делать это следует заказным письмом. Такой способ позволит подтвердить, что документ действительно направлялся.

Необходимо отметить, что Устав организации может содержать дополнительные требования к порядку направления документа.

Например, в нем может быть указано, что копии протокола должны быть получены нарочно, в адресе места нахождения организации, либо доставлены курьерской службой.

В связи с возможностью указания порядка направления протокола в Уставе, рекомендуется ознакомиться с его положениями и понять, содержатся такие требования, либо нет.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что протокол собрания ООО – это обязательный для составления документ, который подтверждает проведение собрания, отражает результаты ания по каждому поставленному на повестку дня вопросу.

Он составляется в письменном виде, заверяется нотариально, либо иным способом, оговоренным в Уставе организации. Рекомендуется отразить в протоколе дату и номер документа.

Он подлежит подписанию председателем и секретарем собрания и должен быть направлен участникам собрания в течение 10 дней с момента его составления.

Документы для скачивания

Скачать образец протокола

Источник: https://zakoved.ru/biznes/pravilnaya-protsedura-oformleniya-protokola-obshchego-sobraniya-uchastnikov-ooo.html

Нотариальное удостоверение протоколов ООО: когда требуется и как обойтись без нотариуса

В этой статье я расскажу о том, как правильно удостоверять протоколы, когда требуется нотариальное заверение протоколов и как обойтись без нотариуса, а также что по этому поводу почитать в своем уставе и что делать, если участник в ООО всего один.

Ни для кого, надеюсь, не секрет, что все решения общего собрания участников ООО оформляются Протоколом. Если участник в ООО всего один – этот же документ называется Решение. Все протоколы подшиваются в единую книгу и так хранятся.

По требованию участников потом могут выдаваться выписки из книги протоколов. Выписки заверяет исполнительный орган – директор. Все эти правила следуют из пункта 6 статьи 37 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Про обязательное нотариальное удостоверение там ни слова не написано. Об этом нужно почитать Гражданский кодекс РФ – документ, обладающий бОльшей юридической силой, а именно: часть 1-ю, статью 67.1. Эта статья в кодексе появилась не так давно благодаря Федеральному закону от 05.05.2014 № 99-ФЗ.

Итак, согласно пункту 3 части 3 статьи 67.1 Гражданского кодекса РФ, нотариальному удостоверению подлежит факт принятия решения общим собранием участников ООО, а также состав участников, присутствовавших на собрании.

«Если иной способ удостоверения, – говорит Закон, – не предусмотрен Уставом ООО или самим решением общего собрания, принятым всеми участниками единогласно».

К таким «иным способам» удостоверения Гражданский кодекс РФ относит: подписание протокола всеми участниками (или частью), использование технических средств фиксации принятия решения, а также другие легальные способы.
 

Коротко и ясно: нужно ли протокол ООО заверять у нотариуса?
 

Итак, с 1 сентября 2014 года протоколы общего собрания ООО должны быть заверены нотариально, ЕСЛИ участники ООО не выбрали другие способы удостоверения. Эти «иные способы» должны быть указаны в Уставе ООО или в конкретном решении общего собрания.

Здесь важно понять, что нотариальное удостоверение всех протоколов подряд не обязательно – участники могут выбрать и свой способ удостоверения протоколов (например, подписями участников). Главное – выбрать способ удостоверения и заверить протокол.

Из этого правила есть исключение: Протокол с решением об увеличении уставного капитала ООО, а также состав участников, присутствовавших при принятии такого решения, обязательно должен быть удостоверен нотариально (часть 3 статьи 17 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью»).

Открыли Вы свой родной Устав, наконец-то его почитали и вдруг выяснили, что в Вашем учредительном документе ни строчки о том, как удостоверяются решения общего собрания. Собственно говоря, не страшно. Есть три варианта дальнейшего развития событий. 

Вариант 1: внести изменения в Устав.

Помните, что все изменения в Устав вносятся по решению все того же общего собрания участников (часть 4 статьи 12 Федерального закона «Об ООО»? Понадобится, кстати, большинство – не менее 2/3 от общего числа участников Общества и нотариальное удостоверение такого протокола (подробнее про нотариальное удостоверение расскажу чуть ниже). И, конечно, все изменения в Устав обязательно должны быть зарегистрированы в налоговой. Поэтому здесь придется поработать и совершить больше действий. Может, в сумме и хлопотнее, но зато долгосрочно.

В Уставе ООО может быть вот такая формулировка:

Принятие общим собранием участников Общества решения и состав участников Общества, присутствовавших при принятии решения, подтверждаются подписанием протокола председателем и секретарем общего собрания, которые являются участниками Общества, и не требуют нотариального удостоверения, если иное не предусмотрено настоящим уставом или действующим законодательством – в этом случае я использовала вариант подписания протокола частью участников – председателем и секретарем, потому что, например, не все из учредителей всегда смогут присутствовать на всех общих собраниях.

Но если  для вас важно и нужно, чтобы каждый из участников ставил свою подпись на протоколе, то можно использовать другую формулировку:

Принятие общим собранием участников Общества решения и состав участников Общества, присутствовавших при его принятии, подтверждаются подписанием протокола всеми участниками общего собрания и не требуют нотариального удостоверения, если иное не предусмотрено настоящим уставом или действующим законодательством.

Здесь намеренно использовано словосочетание “всеми участниками собрания”, а не “всеми участниками Общества” – так мы все-таки допускаем, что кто-то из наших немногочисленных участников может, к примеру, уехать на курорт, и тогда для проведения собрания ждать его возвращения не придется.
 

Вариант 2: сделать специальный протокол о ненотариальном удостоверении будущих протоколов (и состава участников).

Этот способ может оказаться проще – вносить изменения в Устав не придется, достаточно только сделать специальный протокол с единогласным анием всех участников ООО, в котором будет определен способ удостоверения всех последующих протоколов. В последующих протоколах, конечно, нужно будет давать ссылку на этот решающий протокол (можно делать выписку или заверенную руководителем ООО копию)

Важно! С 25 декабря 2019 года* этот специальный протокол, который закрепит альтернативный способ удостоверения всех будущих протоколов тоже должен быть заверен у нотариуса. Как вы понимаете, здесь речь идет о единократном походе к нотариусу за удостоверением решающего протокола.

* Такую позицию за неделю до Нового года выразил Верховный суд РФ в пункте 2 своего Обзора судебной практики по некоторым вопросам применения законодательства о хозяйственных обществах (от 25.12.2019). Полный текст Обзора есть в бесплатном доступе правовой системы “КонсультантПлюс”.

   Эту же позицию подхватила Федеральная нотариальная палата и зафиксировала ее в Письме от 15 января 2020 № 121/03-16-3. Полный текст Письма есть в открытом доступе правовой системы “Гарант”.

В таком специальном протоколе может быть использована следующая формулировка: В соответствии с пунктом 3 статьи 67.

1 Гражданского кодекса Российской Федерации, в отношении решений, которые будут приниматься в будущем на общих собраниях участников Общества, избрать следующий способ подтверждения: принятие общим собранием участников Общества решения и состав участников Общества, присутствовавших при его принятии, подтверждаются подписанием протокола всеми участниками собрания и не требуют нотариального удостоверения, если иное не предусмотрено уставом Общества или действующим законодательством.

Раньше (до 25 декабря 2019 года) был еще и вариант 3: когда ненотариальный способ утверждения можно было выбрать на самом собрании при условии 100% явки всех участников ООО – просто в каждый протокол вставляли один и тот же нужный абзац. Теперь так сделать нельзя. Верховный суд РФ своим Обзором эту практику исключил. 

Обратили внимание, что до этого я писала «участников» и говорила только о протоколах. Следовательно, возникает логичный вопрос, а как заверять решения единственного участника ООО?

До 25 декабря 2019 года ответ был следующий: на ООО, состоящее из одного участника, положения статьи 67.1 Гражданского кодекса РФ не распространяются.

 Такой же вывод вытекал из части 2 статьи 7 и статьи 39 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью.

Единственное исключение из этой сложившейся практики касалось только решения единственного участника ООО об увеличении уставного капитала: подлинность подписи на нем должна быть засвидетельствована нотариусом (часть 3 статьи 17 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью»).

Текст этих законов и сейчас не изменился. Но изменилась практика, которую на 180 градусов изменил Верховный суд РФ все в том же своем Обзоре  судебной практики от 25.12.2019 года, о котором я рассказывала выше.

В пункте 3 этого Обзора появилась следующая фраза: требование о нотариальном удостоверении, установленное подпунктом 3 пункта 3 статьи 67.1 Гражданского кодекса РФ распространяется и на решение единственного участника.

Федеральная нотариальная палата переварила это новшество и поддержала позицию Верховного суда РФ. Так, в тексте Письма ФНП от 15.01.2020, о котором я тоже рассказывала выше, всем нотариусам было рекомендовано свидетельствовать подпись единственного участника Общества на соответсвующем решении.

Полагаю, вы заметили, что нотариусам рекомендовали, а не нотариусов обязали свидетельствовать подписи единственного участника.

Тем не менее, сами нотариусы восприняли это положение как обязательное и теперь перед совершением нотариальных действий в отношении единственного участника ООО проверяют устав ООО и если не находят там волшебной фразы о ненотариальном удостоверении решений, требуют заверить  и подпись на решении.

Действия нотариусов и поворотную позицию Верховного суда РФ комментировать не буду, иначе рискую надолго погрузить вас с лирическое отступление, лушче расскажу о том, что теперь делать единственному участнику.

Для начала нужно все также проверить свой родной устав – вдруг в нем уже есть волшебный пункт о ненотариальном удостовении решений. Но если такого пункта нет, то для единственного участника, который не желает тратиться на нотариуса в каждом решении, существует два варианта действий.

Вариант: внести изменения в Устав. Да, это дольше, затратнее, но может оказаться надежнее. Почему “может” – потому что никто не мешает нашему законодателю точно также поменять свою позицию.

Но учредительные докукументы – устав – все таки более фундаментальный, чем единичное решение.

Для внесения изменений в устав потребуется зарегистрировать эти изменений в налоговой, а также специально заверить у нотариуса решение, которым будет утверждаться изменения в устав или устав в новой редакции.

Формулировка в уставе ООО с единственным участником может выглядеть так: Решение единственного участника Общества подтверждается его подписью. Нотариальное удостоверение принятия решения единственным участником Общества не требуется, если иное не предусмотрено настоящим уставом или действующим законодательством. 

Вариант 2: сделать специальное решение о ненотариальном удостоверении будущих решений.

Этот способ может быть проще – вносить изменения в устав не придется, но сократить расходы на нотариуса получится. Единственно, в последующих решениях придется давать ссылку на это специальное решение, которое закрепит альтернативный способ подтверждения.

Формулировка в таком решении может быть следующей: В соответствии с пунктом 3 статьи 67.

1 Гражданского кодекса Российской Федерации, в отношении решений единственного участника Общества, которые будут приниматься в будущем, избрать следующий способ подтверждения: решение единственного участника Общества подтверждается его подписью и не требует нотариального удостоверения, если иное не предусмотрено уставом Общества или действующим законодательством. 

Подведем итоги

Итак, протокол ООО можно не заверять у нотариуса, если выбрать альтернативный способ удостоверения: например, подписать всеми участниками или подписать частью участников –  только председателем и секретарем собрания. Выбранный ненотариальный способ подтверждения можно отразить: в Уставе ООО или в специальном протоколе ООО, который нужно будет заверить у нотариуса, и потом ссылаться на этот документ.

Решение единственного участника ООО теперь тоже подлежит нотариальному удостоверению.

И чтобы обойтись без нотариуса, можно включить выбор ненотариального способа подтверждения в свой устав или принять специальное решение, которое нужно будет заверить у нотариуса, и потом ссылаться на этот документ.

При этом: Протокол/Решение об увеличении уставного капитала ООО в любом случае будет обязательно удостоверяться нотариусом.

Татьяна Решетилова

Добавили: 19.09.2016 Обновили:

Источник: https://pravodocs.ru/article/notarialnoe-udostoverenie-protokolov-ooo

Правила документального оформления решения общего собрания учредителей ООО

Факт организации коммерческого предприятия всегда фиксируется на бумаге.

Дальнейшее функционирование созданной компании может проходить как при непосредственном и постоянном участии его основателей, так и посредством управления через нанятого директора.

Однако есть ряд ситуаций, когда приказ руководителя не может служить основанием для принятия решения и необходим протокол общего собрания учредителей ООО.

Организация вне/очередного собрания

Согласно ст. 32 закона 14-ФЗ об ООО общее собрание участников является высшим органом управления, к компетенции которого относятся все вопросы, связанные с компанией. Традиционно для решения текущих проблем и оперативного руководства выбирается единоличный исполнительный орган – директор (наемное лицо из числа соучредителей или приглашенный со стороны специалист).

В статьях 34 и 35 закона 14-ФЗ сказано, что собрание учредителей ООО вправе в уставе предприятия определить перечень случаев и ситуаций, когда решение может быть принято только путем организации сборов и ания.

Таким образом, в законе закреплено единственное требование к частоте проведения очередных собраний участников – не реже одного раза в год для ознакомления с финансовыми итогами работы.

При возникновении других важных для компании вопросов или по требованию одного из учредителей могут быть проведены внеочередные сборы.

Правила проведения очередного и внеочередного собрания во многом определяются уставом ООО. Однако следует обязательно учитывать нормы, установленные законом 14-ФЗ от 1998 года:

• Сроки проведения. Очередной созыв совладельцев ООО должен произойти не ранее чем через 60 дней после регистрации общества и не позднее чем через 4 месяца после окончания финансового года.
• Письменное уведомление о собрании учредителей ООО. Приглашение на собрание нужно направлять заказным отправлением с описью вложения. Извещение должно быть именным, направлять его лучше по всем известным руководству компании адресам.
• Сроки уведомления. Направить приглашение нужно с таким расчетом, чтобы участник был извещен не менее чем за 30 суток до даты проведения собрания.
• Формирование повестки. Перечень вопросов для обсуждения должен быть известен до начала собрания. Основной список формируется инициатором сборов. При этом при получении уведомления свои предложения в повестку могут вносить остальные участники – не позднее 15 дней до даты проведения мероприятия.
• Подготовка дополнительных материалов. Если на собрании планируется обсуждение и утверждение итоговых отчетов, подписание важных соглашений или получение согласия на участие в новых проектах, всем учредителям нужно заранее направить проекты будущих документов и информационные материалы.

Предназначение протокола собрания учредителей

Важность документального фиксирования итогов проведения общих сборов трудно переоценить. Начиная со дня, когда участники приняли решение о создании компании, этот документ, как и протокол учредительного собрания общественной организации, будет взят за основу в работе ООО. И в дальнейшем в протоколах будут фиксироваться все жизненно важные решения совладельцев предприятия:

• изменения или дополнения в отношении направлений коммерческой или общественной деятельности;
• утверждение устава или изменения в нем;
• увольнение и избрание директора, создание  дополнительных органов управления и надзора;
• утверждение баланса, распределение прибыли, формирование уставного капитала, назначение аудита;
• согласие на вступление в другие общества и инвестирование в сторонние проекты;
• решение о ликвидации или реорганизации бизнеса;
• прочие вопросы, перечисленные в уставе как обязательные к обсуждению в рамках общего собрания.

Правила оформления итогового документа

Поскольку обсуждение проблем не всегда бывает гладким, а решение единогласным, особенно когда проводится внеочередное собрание учредителей ООО по спорным вопросам, важно придерживаться основных правил составления итогового протокола. Документ должен содержать следующую информацию:

• полное наименование компании (без сокращений и аббревиатур);
• название документа – «протокол общего собрания»;
• место и календарную дату проведения сборов;
• список присутствующих и отсутствующих лиц (в соответствии в реестром учредителей);
• факт наличия необходимого для принятия решения кворума;
• данные об избрании председателя сборов и секретаря, ведущего протокол;
• повестку дня (по пунктам);
• краткое изложение обсуждения по каждому вопросу повестки (важно не потерять и не исказить смысл сказанного) и результаты ания по каждому пункту отдельно;
• подписи присутствовавших лиц.

Образец документа

Законодательство о хозяйственных обществах не регламентирует образец заполнения протокола общего собрания учредителей ООО, поэтому его форму можно утвердить в приложении к уставу.

В данном случае важен не бланк, а полное отражение сути обсуждения и однозначное толкование зафиксированных решений.

Поскольку последнее изменение в порядок организации и проведения собраний по закону 14-ФЗ вносилось еще в 2009 году, следует учесть только дополнение к ГК РФ, зафиксированное в виде новых статей 185 и 185.1 в 2013-м. В них указано, что присутствовать на собрании могут уполномоченные представители участников ООО (на основании нотариальной доверенности или приравненному к ней документу).

Отметим, что образец протокола внеочередного общего собрания учредителей ООО ничем не отличается от того, который составляют при очередных сборах, кроме пометки в названии документа.

Регистрация протоколов

Принятое и оформленное документально решение нужно внести в общий реестр протоколов (книгу регистрации). При этом нужно помнить о некоторых нюансах, продиктованных ГОСТом Р 7.0.97-2016 об организационно-распорядительной документации:

• документ распечатывается на листах формата А4 с одной стороны;
• нумерация производится сквозным методом в течение года;
• печать ООО на протоколе не ставится (обязательны только оттиски круглой печати учредителя-юрлица).

Если документ состоит из двух и более листов, у делопроизводителя не должен возникать вопрос, нужно ли прошивать протокол общего собрания учредителей. Это делается обязательно. Кроме того, листы протокола должны иметь сквозную нумерацию, а на обратной стороне последней прошитой страницы обязательно ставятся подписи председателя собрания и секретаря, а также оттиск круглой печати ООО.

Заверение протокола

Чтобы протокол имел законную силу, его должны удостоверить все присутствовавшие на сборах лица. Причем неважно, первое учредительное собрание ООО проводит или любое последующее.

С 2014 года в Гражданский кодекс внесена новая норма об особенностях управления и контроля в хозяйственных обществах (ст. 67.1 ГК РФ).

Теперь решение общего собрания подлежит нотариальному удостоверению. Это не касается ООО, которые предусмотрели другие формы заверения в тексте устава организации.

Обычно к нотариусу обращаются в случае принятия решений об учреждении, реорганизации, ликвидации компании, снятии и назначении директора. Остальные протоколы заверяют в упрощенном порядке:

• В преамбуле отражаются сведения о подписантах:
  • Ф.И.О.,
  • дату рождения,
  • адрес регистрации,
  • данные паспорта.
• Если соучредителем является юрлицо, указываются данные о выданной доверенности и должности уполномоченного лица.

Основное условие признания законности протокола – собственноручно проставленные подписи учредителей компании и наличие кворума.

Заключение

Владелец доли в обществе может принимать опосредованное участие в управлении бизнесом.

Но для того чтобы не сомневаться в соблюдении своих интересов, он должен регулярно посещать очередные собрания участников и своевременно реагировать на уведомления организации о внеочередных сборах.

Если исполнительный орган ООО четко придерживается требований устава организации и гражданского законодательства, спорные вопросы по принятым им решениям возникать не будут.

: Находим ответ. Как провести собрание участников ООО?

Источник: https://ligabiznesa.ru/ooo/obshchaia-informatciia/reshenij-obshhego-sobraniya-uchreditelej-ooo.html

Способы заверения решений и протоколов ООО

Для подготовки документов на регистрацию ООО вы можете воспользоваться бесплатным онлайн-сервисом непосредственно на нашем сайте. С его помощью вы сможете сформировать пакет документов, соответствующий всем требованиям по заполнению и законодательству РФ.

Общество с ограниченной ответственностью – это организация, создаваемая в коммерческих целях. Участники ООО совместно принимают решения по важным вопросам деятельности общества.

Высшим органом управления ООО является общее собрание участников, а директор осуществляет только текущее руководство. Вопросы, которые входят в исключительную компетенцию общего собрания, перечислены в статье 33 закона N 14-ФЗ от 08.02.1998. А статьи 33-38 закона «Об ООО» детально регулируют процедуру проведения собрания участников.

Документ, который партнеры по бизнесу оформляют по итогам собрания, называется протоколом, и к его содержанию тоже предъявляются определенные требования. Кроме того, протокол общего собрания участников ООО по общему правилу должен быть заверен нотариусом. Но чтобы не заверять у нотариуса тексты всех протоколов общих собраний, участники могут предусмотреть другой вариант заверения.

А как быть единственному участнику ООО, ведь в этом случае речь про общие собрания не идет? Если собственник у бизнеса один, то он единолично решает важные вопросы, относящиеся к компетенции общего собрания участников. Документ, который он оформляет, называется решением.

Надо ли заверять решения единственного участника у нотариуса? До 2020 года нотариального заверения решений не требовалось, однако сейчас ситуация изменилась, и в ней стоит разобраться.

Как было до 2020 года

Норма об обязательном заверении протокола общего собрания участников появилась только с 1 сентября 2014 года. До этого протокол подписывали председательствующий и секретарь собрания, и этого считалось достаточно.

Но закон от 05.05.2014 N 99-ФЗ дополнил Гражданский Кодекс статьей 67.1, которая установила, что текст решений участников, оформленных протоколом, должен быть дополнительно заверен.

В качестве основного способа предлагается заверение документа у нотариуса.

Однако участники вправе выбрать альтернативный способ заверения, например, аудио- или видеозапись собрания, или же подписание протокола всеми присутствующими участниками.

Зачем ввели норму статьи 67.1 ГК РФ? Юристы считают, что в первую очередь нотариальное заверение протоколов требуется для компаний, где есть корпоративные конфликты. Если участники не доверяют друг другу, то они могут оспаривать как факт проведения собрания, так и достоверность ания по разным вопросам.

Для констатации этих фактов требуется независимое лицо, которым и является нотариус. Но участники могут проводить собрания и без нотариуса, если договорятся о других способах фиксации, например, видеозаписи или подписания протокола всеми партнерами. Этот альтернативный способ должен быть указан в уставе или в одном из протоколов общего собрания.

Что касается решения единственного участника ООО, то до 2020 года заверять его не требовалось. Это естественно, ведь в этом случае нельзя вести речь о корпоративных конфликтах. Да и сам текст статьи 67.1 ГК РФ указывает только на протоколы общих собраний и не устанавливает нотариальное заверение решений для единственного участника ООО.

Федеральная нотариальная палата в письме от 01.09.2014 N 2405/03-16-3 подтвердила, что заверение решений и других документов в случае с единственным участником не требуется. Аналогичная точка зрения приводится в письме Федеральной налоговой службы от 28.12.2016 N ГД-4-14/25209@.

Единственное исключение, в соответствии с которым требуется нотариальное заверение решений и протоколов общих собраний, предусмотрено статьей 17 Закона «Об ООО». Речь идет об увеличении уставного капитала общества.

Бесплатная консультация по регистрации ООО

Как будет с 2020 года

Однако 25 декабря 2019 года Президиум Верховного Суда выпустил Обзор судебной практики, в котором, среди прочих вопросов, рассмотрены способы заверения решений участников ООО.

При толковании статьи 67.1 ГК РФ суд пришел к двум важным выводам:

• требование о заверении решений распространяется не только на общие собрания, но и на единственного участника;
• если участники или единственный участник хотят предусмотреть альтернативный способ заверения, то они должны указать его в уставе или нотариально заверенном решении.

Второй вывод стоит разъяснить подробнее. После 2014 года участники ООО, которые хотели отказаться от нотариального заверения протоколов, должны были указать альтернативный способ в уставе. А для этого надо зарегистрировать новую редакцию устава по форме Р13001 и заплатить пошлину в 800 рублей.

При этом статья 67.1 ГК РФ предусматривает, что альтернативный способ заверения может быть указан не только в уставе, но и в протоколе общего собрания. Например, участники принимали решение о выплате дивидендов и сразу же утверждали альтернативный способ. По обоим вопросам проводилось ание и присутствие нотариуса не требовалось.

Но после выхода Обзора от 25 декабря 2019 года протокол общего собрания о выборе альтернативного способа надо заверять нотариально, если он не зафиксирован в уставе.

Такая трактовка Верховным судом статьи 67.1 ГК РФ вызвала волну споров среди юристов и регистраторов. Большинство из них считает, что на решения единственного участника требования о заверении не должны распространяться.

Тем не менее, Федеральная нотариальная палата уже согласилась с Обзором ВС и в письме N 121/03-16-3 от 15 января 2020 года рекомендовала нотариусам заверять решения единственных участников.

А вот Федеральная налоговая служба никаких разъяснений по этому вопросу еще не дала. Однако единственным участникам руководствоваться предыдущим письмом ФНС от 28.12.2016 N ГД-4-14/25209@ рискованно. Практика уже показывает, что налоговые органы отказывают в регистрации изменений, если решение единственного участника нотариально не заверено, а альтернативный способ не предусмотрен.

Более того, некоторые ИФНС посчитали, что норма про нотариальное заверение решения относится не только к участникам уже действующего ООО, но и к учредителям. Известно уже о нескольких отказах в регистрации общества, если решение или протокол об учреждении не заверялся у нотариуса.

Такие отказы ничем не обоснованы, потому что статья 67.1 ГК РФ относится только к участникам юридического лица. А до состоявшейся регистрации ООО заявители ими не являются. Кроме того, закон «О регистрации ИП и юридических лиц» требует нотариально заверять только форму Р11001 и в тех случаях, когда это связано со способом подачи документов. Поэтому такие отказы надо обжаловать.

Как указать выбор альтернативного способа заверения

Итак, пока в отношении Обзора судебной практики ВС не последует официальных разъяснений, единственным участникам тоже надо заверять свои решения.

Способ заверения – нотариальный или альтернативный – участники должны выбрать единогласно. Причем, если партнеры согласны на нотариальное заверение, такой способ необязательно указывать в уставе, он действует по умолчанию. А вот альтернативный вариант надо описать и внести в учредительный документ или нотариально заверенное решение.

Если вы только разрабатываете устав для регистрации ООО, то внесите нужный пункт сразу. Например, для нескольких учредителей подойдет такая редакция.

• «Принятие решения общим собранием Общества подтверждаются подписанием протокола общего собрания всеми участниками или представителями участников общества, наделённых соответствующими полномочиями, присутствовавшими на общем собрании. Нотариальное удостоверение данных фактов не требуется, если иное не предусмотрено действующим законодательством».

А для устава с единственным учредителем возможна такая формулировка.

• «Решения единственного участника по вопросам деятельности Общества подтверждаются подписью единственного участника. Нотариальное удостоверение решений не требуется».

Если же выбор альтернативного способа был оформлен в виде нотариально заверенного решения или протокола собрания уже после регистрации ООО, вносить изменения в устав не надо.

Источник: https://www.malyi-biznes.ru/registraciya-ooo/dokumenty/zaverenie-resheniy-i-protokolov-ooo/