При смене ЦТО нужно менять журнал формы КМ-8?

Когда и как проводить перерегистрацию ККТ

• По каким причинам необходима перерегистрация ККТ?
• В чем особенности процедур с заменой и без замены фискального накопителя (ФН)?
• Как правильно составить заявление на перерегистрацию контрольно-кассовой техники (ККТ) на сайте ФНС?
• Какими законодательными и нормативными актами следует руководствоваться?

Причины перерегистрации ККТ

• Изменение адреса
• Смена владельца ККТ
• Переход к другому ОФД
• Смена наименования организации и ИП
• Изменение режима работы онлайн-кассы
• Истечение срока действия ФН
• Изменение заводского номера ККТ
• Выход из строя ФН
• Изменение номера ФН
• Смена ИНН организации

Изменение адреса

• Перерегистрация онлайн-ККТ при смене адреса необходима в случае, когда изменяется место фактического присутствия ККТ.

Т.е. если изменяется непосредственно сам адрес торговой точки, если касса передается в пользование на другую точку продаж и т.д.

• Если вы планируете использовать одну и ту же онлайн-кассу в разных торговых точках, иного выбора как постоянная перерегистрация ККТ в зависимости от места ее дислокации у вас не будет.

Это связано с тем, что, согласно законодательству РФ, в чеке должна указываться информация об адресе конкретной торговой точки в которой была совершена продажа.

• Но если ККТ изначально будет использоваться для развозной либо разносной торговли (эта информация указывается еще на стадии регистрации кассы), тогда основным адресом можно указать точку, на которой касса находится больше всего времени (не в момент развоза). Местом расчета в этом случае можно указать номер транспортного средства, в котором используется касса.

Смена владельца ККТ

Если предприниматель решил передать право пользования онлайн-кассой другому лицу, либо сдал кассу в аренду, ККТ так же должна быть перерегистрирована.

Например: вы решили перепродать контрольно-кассовую технику (ККТ) другому юридическому лицу. В этом случае кассу необходимо будет снять с учёта в ФНС и новый владелец должен заменить старый фискальный накопитель (ФН) новым и вернуть настройки онлайн-кассы к исходным, т.е. необходимо будет вернуть все данные к тому состоянию, которое было в момент выпуска кассовой техники с завода.

Чтобы произвести сброс данных, ККТ необходимо будет разобрать. Предприниматель может это сделать и самостоятельно, но стоит учитывать тот факт, что гарантия на онлайн-кассу автоматически прекращается, т.к. будет нарушена целостность пломб, установленных заводом изготовителем.

Если срок гарантии для вас важен, тогда стоит обратиться в специализированный сервисный центр.

Еще один пример: если при изначальной регистрации онлайн-кассы в данных владельца (например, наименование или ИНН) допущена ошибка, это может повлечь за собой необходимость смены ФН и послужить причиной перерегистрации ККТ, т.к. будет приравнена к смене владельца онлайн-кассы, хотя по факту владелец тот же.

Важно! Тщательно проверяйте всю вносимую информацию.

Переход к другому ОФД

Если владелец кассы решил сменить оператора фискальных данных (ОФД), т.е. старые реквизиты ОФД заменяются новыми, также необходима перерегистрация ККТ.

Смена наименования организации и ИП

Если руководитель организации решил изменить ее наименование – это также является причиной перерегистрации ККТ. То же самое касается индивидуальных предпринимателей, изменивших ФИО.

Изменение режима работы онлайн-кассы

У онлайн-кассы существует несколько режимов работы:

• Обычный режим
• Режим шифрования данных
• Автономный режим
• Режим, предназначенный для сферы услуг
• Режим печати бланков строгой отчетности и т.д.

Смена любого из вышеперечисленных режимов на какой-либо другой так же является причиной проведения перерегистрации ККТ.

Истечение срока действия ФН

Как и любой другой накопитель данных ФН имеет определенный срок службы.

• Если говорить о фискальном накопителе для общей системы налогообложения, его “срок годности” составляет 15 месяцев.
• Если же фискальный накопитель (ФН) установлен в онлайн-кассу со спецрежимом (например, ЕНВД, УСН) срок его службы составит 36 месяцев с первого дня начала работы.
• Это не касается организаций и предпринимателей на УСН, которые занимаются продажей подакцизных товаров. Для этих категорий ИП и ООО законом не предусмотрено применение ФН с периодом действия 36 месяцев. Они должны использовать накопители с ключом на 1 год и 1 месяц.

Как только вышеуказанные сроки истекут, фискальный накопитель необходимо будет заменить новым, а саму онлайн-кассу перерегистрировать.

Изменение заводского номера ККТ

• Если в момент регистрации онлайн-кассы был введен неверно ее заводской номер. В данном случае кассу необходимо будет перерегистрировать, исправив тем самым ошибку.
• Вторая причина, по которой может понадобиться изменение номера ККТ в системе – если заводской номер был изменен квалифицированным специалистом ЦТО.

Выход из строя ФН

Причиной выхода из строя ФН, к примеру, может быть его поломка. В данном случае сам накопитель нужно будет заменить новым, а ККТ перерегистрировать.

Изменение номера ФН

Если номер фискального накопителя был внесен с ошибкой, тогда потребуется перерегистрация ККТ.

Смена ИНН организации

ИНН организации может быть изменен в нескольких случаях:

• Смена наименования организации
• Изменение организационно-правовой формы (например, если ЗАО становится ООО)
• В результате проведения в фирме реорганизации (слияние нескольких фирм и т.д.)

По каждой из вышеперечисленных причин должна быть произведена перерегистрация ККТ.

Перерегистрация ККТ с заменой ФН

Ситуации, в которых замена блока памяти содержащего фискальную информацию необходима:

• Поломка фискального накопителя
• Смена ИНН организации (смена наименования, ОПФ, реорганизация)
• Необходимость исправления заводского номера кассы либо фискального накопителя, введенного с ошибкой в момент первичной регистрации
• Окончание заявленного срока действия блока памяти фискальных данных
• Перегрузка внутренней памяти фискального накопителя данными
• Решение предпринимателя перевести контрольно-кассовую технику в автономный режим (режим работы ККТ, в котором данные не направляются ОФД)
• Если режим работы кассы был выбран “с шифрованием”, но в последствии владелец меняет его на режим “без шифрования”

Замена ФН может производиться платно либо бесплатно:

• Платно. Замена по инициативе владельца онлайн-кассы, в которую встроен фискальный накопитель
• Бесплатно. Замена по гарантии в сервисном центре

Стоимость самого фискального накопителя варьируется от 4 до 6 тыс. руб. Так же не стоит забывать, что по истечении срока действия, установленного для ФН законодательством, работа с онлайн-кассой станет невозможной.

Во избежание подобной ситуации предпринимателю лучше иметь в запасе дополнительный накопитель фискальных данных.

Перерегистрация ККТ без замены ФН

Более простой способ перерегистрации ККТ – без замены ФН. Он производится в следующих случаях:

• Была произведена смена адреса физического местоположения кассы (переезд организации, передача ККТ в пользование третьего лица и т.д.)
• Принято решение об изменении оператора фискальных данных или же изменились реквизиты оператора ФД, с которым фирма сотрудничает на данный момент

Как составить заявление на перерегистрацию ККТ

Основным преимуществом перехода работы на онлайн-кассы является минимизация присутствия предпринимателя в налоговой службе.

Произвести процедуру перерегистрации можно самостоятельно в личном кабинете налогоплательщика:

• Для начала необходимо заполнить заявление на перерегистрацию ККТ
• После чего зайти в личный кабинет на сайте налоговой службы
• Затем нужно перейти на закладку “Учет контрольно-кассовой техники”
• В открывшемся разделе личного кабинета кликаем “РН ККТ”
• Выбираем заводской номер ККТ, которой требуется перерегистрация
• Нажимаем кнопку “Перерегистрировать”, после чего система запросит у вас причину, по которой вы подаете заявление
• На этом этапе можно дополнительно перепроверить всю информацию, которую вы указали в заявлении
• После того, как вы указали причину и все перепроверили, необходимо подписать заявление на перерегистрацию ККТ с помощью усиленной квалифицированной подписи
• И отправить его на проверку

После того, как заявление на перерегистрацию ККТ будет подписано и отправлено, в личном кабинете появится оповещение “Запрос добавлен”.

Налогоплательщик в любой момент может проверить статус заявления и ход его рассмотрения в личном кабинете:

• Заходим в ЛК
• Далее – в раздел “Информация о документах, направленных в налоговый орган”
• Необходимо дождаться надписи в поле “Состояние”: “ККТ перерегистрирована”

Затем предпринимателю нужно перенести данные в саму кассовую технику и передать их оператору фискальных данных (ОФД).

Важно отметить, что в случае, если перерегистрация ККТ происходит параллельно с заменой ФН, предприниматель должен приложить к заявлению два отчета:

• Содержащий измененные параметры регистрационных данных
• Подтверждающий факт закрытия фискального накопителя

Как и в случае первичной регистрации контрольно-кассовой техники (ККТ) в налоговом органе, карточка перерегистрации ККТ (новая карта регистрации) будет подготовлена в срок до 5 дней, начиная с момента подачи заявления в личном кабинете.

Дата, в которую она будет сформирована, будет являться датой перерегистрации ККТ.

По умолчанию карточка будет направлена оператору фискальных данных (ОФД), который, согласно договору, является посредником между налогоплательщиком и ФНС.

Если у предпринимателя есть необходимость в получении карты в бумажном виде, он может обратиться в любое отделение ФНС для того, чтобы получить документ на руки.

Процесс перерегистрации ККТ не так сложен, как это может показаться на первый взгляд.

Для того, чтобы избежать ошибок и не терять времени на их исправление, необходима внимательность при внесении данных.

Источник: https://5cms.ru/article/pereregistratsiya-kkt

Перерегистрация ККТ: при замене ФН, при смене адреса и других причинах

К условиям легального применения онлайн-кассы относятся ее своевременная регистрация и перерегистрация в Налоговой службе. Если с первой процедурой все понятно, то со второй у пользователей ККТ иногда возникает больше вопросов. Давайте вместе разбираться в каких случаях и как производится перерегистрация онлайн-кассы в ФНС РФ.

Причины

Онлайн-кассу необходимо перерегистрировать, если изменены сведения, отраженные в карточке учета, которая сформирована при первичной регистрации онлайн-кассы (п. 4 ст. 4.2 Закона № 54-ФЗ — ССЫЛКА), за исключением:

• ИНН налогоплательщика;
• заводского номера онлайн-кассы.

Здесь все логично: ИНН и заводской номер в принципе изменены быть не могут, поскольку в первом случае речь пойдет о смене владельца онлайн-кассы, а во втором — о начале использования другой онлайн-кассы. В обоих случаях ККТ, очевидно, ставится на регистрационный учет в ФНС «с нуля».

Отметим, что в карточке учета за перерегистрируемой онлайн-кассой сохраняется исходный регистрационный номер — выданный при первичной регистрации ККТ.

Карточка регистрации онлайн-касса — документ, которым ФНС подтверждает регистрацию ККТ. Фактически, это «свидетельство о регистрации» устройства в государственном реестре.

Пользователь онлайн-кассы может, если будет желание, получить электронную версию карточки в Личном кабинете налогоплательщика ФНС или запросить ее в бумажном виде при личном обращении в территориальное представительство ведомства.

В карточке регистрации ККТ отражаются следующие сведения:

• название модели ККТ;
• заводской номер ККТ (он, как мы уже знаем изменен быть не может в принципе — только если ставится новая касса);
• регистрационный номер кассы (как мы уже отметили выше, он при перерегистрации не меняется);
• название модели фискального накопителя;
• заводской номер накопителя;
• реквизиты хозяйствующего субъекта, на которого зарегистрирована онлайн-касса (наименование фирмы или ФИО ИП, ИНН, КПП юрлица, ОГРН или ОГРНИП);
• адрес, по которому используется онлайн-касса;
• место установки ККТ (указывается название магазина или, если процесс торговли не привязан к конкретному адресу — например, если ведется развозная торговля, здесь может быть отражен номер автомашины);
• отметка об использовании (неиспользовании) онлайн-кассы в составе вендинг-машины;
• номер вендинг-машины, если она используется;
• отметка о наличии (отсутствии) у налогоплательщика статуса налогового агента или субагента;
• отметка об использовании (неиспользовании) онлайн-кассы при продаже лотерейных билетов, приеме ставок;
• отметка об использовании (неиспользовании) ККТ в развозной или разносной торговле;
• отметка об использовании (неиспользовании) кассы при фискализации расчетов онлайн через интернет-магазин;
• отметка о применении (неприменении) онлайн-кассы в режиме без передачи данных;
• отметка о применении (неприменении) онлайн-кассы только в целях фискализации выручки при оказании услуг;
• отметка об использовании (неиспользовании) кассы магазином, реализующим подакцизные товары;
• сведения об Операторе фискальных данных (наименование, ИНН).

И в случае изменения любого из перечисленных сведений (кроме ИНН налогоплательщика и заводского номера) нужна перерегистрация онлайн-кассы.

Следует иметь в виду, что нарушение сроков и порядка перерегистрации онлайн-кассы может привести к штрафу:

• 1500 — 3000 рублей — на должностное лицо или ИП;
• 5000 — 10 000 рублей — на организацию.

Таким образом, чтобы знать, есть ли необходимость в перерегистрации ККТ, руководителю торгового предприятия имеет смысл (самостоятельно или обратившись к ответственному сотруднику):

1. Скачать в Личном кабинете ФНС (или заказать в бумажном виде) карточку регистрации онлайн-кассы.
2. Выписать «изменяемые» сведения из карточки и «мониторить» их на предмет изменений.

Как только изменения будут выявлены — перерегистрировать кассу. Ответственному сотруднику — сообщить о выявленных поводах для перерегистрации кассы руководству (которое затем осуществит данную процедуру в установленном законом порядке).

Как правило, самые частые поводы для перерегистрации онлайн-кассы — это смена адреса или места расчетов, смена режима пользования ККТ (например, если изначально касса применялась в развозной торговле, а затем перестала там использоваться). Руководитель фирмы или ответственный специалист должны, таким образом, поддерживать связь с непосредственными пользователями ККТ — кассирами, курьерами, чтобы своевременно отслеживать изменения в порядке применения онлайн-кассы.

Понятно, что многие из таких изменений сложно не заметить — например, если магазин переезжает целиком в другое место города. В этом случае ответственному специалисту важно просто не забыть уведомить руководство о необходимости перерегистрации кассы.

Частный случай возникновения основания для перерегистрации онлайн-кассы — замена фискального накопителя. Данная процедура имеет ряд нюансов.

Перерегистрация ККТ при замене ФН

Необходимость перерегистрации онлайн-кассы в данном случае обусловлена тем, что в новом накопителе будет, как минимум, новый заводской номер — который входит в перечень «изменяемых» сведений в карточке учета ККТ.

Иногда в переговорах и переписке технических специалистов можно услышать фразу «перерегистрация фискального накопителя». Такой процедуры законом не предусмотрено, поскольку происходит, так или иначе, перерегистрация онлайн-кассы. Однако, единственной ее причиной может быть именно замена накопителя — и такая неофициальная формулировка вполне применима.

Вместе с тем, важнейшую роль играет причина замены фискального накопителя. Примечательно, что в Законе № 54-ФЗ прямо не указано ни одной из них (в отличие от оснований для перерегистрации онлайн-кассы). Но при изучении его положений можно сделать косвенный вывод о том, что правомерно выделение следующих двух типов причин замены накопителя:

1. Причины, не связанные со сроком эксплуатации фискального накопителя («срока действия ключа фискального признака») и техническими условиями его эксплуатации.

Примеры таких причин — хищение накопителя, повреждение, «глюк».

1. Причины, связанные со сроком и техническими условиями эксплуатации накопителя.

Так, накопитель может быть заменен:

• при приближении окончания срока его эксплуатации;
• при приближении окончания срока действия формата фискальных данных, который поддерживается накопителем.

Отдельная причина замены накопителя — собственно, окончание срока его эксплуатации (истечение «срока действия ключа фискального признака»). В этом случае под «заменой» накопителя следует понимать не только его физическую замену, но и осуществление обязательного снятия ККТ с регистрационного учета — вместо перерегистрации онлайн-кассы. Таковы требования п. 16 ст. 4.2 Закона № 54-ФЗ.

Рассмотрим подробнее то, какими могут быть правовые последствия истечения срока эксплуатации накопителя в контексте, однако, другого важного вопроса — который заключается в определении различий между рассматриваемой процедурой — перерегистрацией онлайн-кассы, от повторной регистрации ККТ в ФНС.

Чем перерегистрация онлайн-кассы отличается от её повторной регистрации

Повторная регистрация ККТ — процедура, которая состоит из двух этапов:

• снятия ККТ с учета;
• последующей постановки ККТ на учет.

Но в связи с чем возникает потребность в повторной регистрации? Неужели нельзя обойтись простой «одноступенчатой» перерегистрацией?

Оказывается, нет.

Дело в том, что в законодательстве однозначно прописан ряд оснований, при которых онлайн-касса обязательно снимается с учета в ФНС. Эти основания можно классифицировать по двум категориям:

1. Основания для снятия ККТ с регистрации по инициативе пользователя:

• передача онлайн-кассы другому хозяйствующему субъекту;
• потеря или хищение онлайн-кассы;
• поломка онлайн-кассы.

1. Основания для снятия онлайн-кассы с регистрации по инициативе ФНС:

• прекращение хозяйствующим субъектом предпринимательской деятельности (которое сопровождается соответствующей записью в ЕГРЮЛ или ЕГРИП);
• обнаружение несоответствия ККТ требованиям закона;
• истечение срока действия фискального накопителя (тот случай, о котором мы сказали выше).

Снятие ККТ с учета подтверждается специальной карточкой — по аналогии с карточкой, которая подтверждает постановку онлайн-кассы на учет.

В этом одно из документальных отличий перерегистрации от повторной регистрации — в первом случае выдается новая карточка регистрации ККТ (и именно на основе сведений в ней нужно будет «мониторить» появление причин для очередной перерегистрации).

Новая карточка также оформляется при повторной регистрации снятой ККТ с учета — но уже в рамках другой юридической процедуры.

В случае, если онлайн-касса снята с учета ФНС в связи с истечением срока эксплуатации ФН, то в течение 60 дней после этого пользователю нужно через Личный кабинет передать в ФНС фискальные данные с данного фискального накопителя. А если накопитель сломан — провести его экспертизу в порядке, предусмотренном п. 8.1 и 16 ст. 4.2 Закона № 54-ФЗ.

Кстати, то же самое нужно сделать, если поломка стала причиной замены ФН (и, соответственно, основанием для перерегистрации ККТ). Но об этом чуть позже.

А пока что резюмируем приведенные выше тезисы о причинах перерегистрации ККТ и об отличиях данной процедуры от повторной регистрации в небольшой таблице.

Таблица

Когда нужна перерегистрация или повторная регистрация онлайн-кассы:

Источник: https://onlain-kassy.ru/ispolzovanie/kak/pereregistratsiya-kkt.html

Журнал кассира-операциониста. Как заполнять?

Во многих нишах бизнеса за реализацию товара или оказание услуги ведётся два варианта расчёта с клиентом — наличными деньгами и безналичным способом. Для того чтобы осуществлять принятие наличных средств почти всегда используется контрольно-кассовая техника.

Такие аппараты, называемые сокращённо ККМ или ККТ фиксируются при установке в налоговом ведомстве. Причём фиксация происходит как самой машинки, так и его контрольной ленты (ЭКЛЗ), которая потом будет пригодна для считывания информации.

Подробнее о правилах регистрации ККМ вы можете прочитать в другой статье на нашем сайте.

А вот данные по приходу и расходу с помощью контрольного аппарата записываются как раз в журнал кассира-операциониста. Записи эти делаются ежедневно, исключая те дни, когда операций совершено не было. В дальнейшем этот документ будет проверяться сотрудниками налогового управления.

Когда журнал кассира-операциониста предоставляется в ФСН

• Нужно переделать регистрацию карточки кассового аппарата.
• Журнал закончен и требуется заведение новой книги.
• В случае проверки, которая организуется и инициируется самой налоговой (отдельно о видах проверок читайте в статье на нашем сайте).

При этом законом не запрещается устанавливать любое количество кассовых аппаратов фирмой. Однако все они должны быть установлены верно и обязательно быть зарегистрированы.

Важно понимать разницу между кассой фирмы и кассой ККМ.

Так, наличные средства, которые получены при использовании контрольно-кассовой аппаратуры:

• Должны быть учтены в тот же день, когда они поступают.
• Могут быть возвращены покупателю только в тот же день, когда они поступили от него. (Для реализации процедуры возврата товара существует свой регламент, и он будет рассматриваться отдельно).
• Эти средства отсутствуют вначале смены и после закрытия.
• Средства в течение этого же дня сдаются в инкассацию, либо же в конце кассового дня — в кассу фирмы. При этом оформляется приходный кассовый ордер по окончанию смены и передаче денег.

• В денежном шкафу/ящике/сейфе средства могут быть только для размена. При этом средства выдаются вначале кассовой смены из кассы фирмы. Опять же оформляется ордер (расходный).

Важно! Грубым нарушением будет считаться закрытие кассового дня на следующий день. В случае обнаружения, на кассира будет наложены штрафные санкции в размере до 4-х тысяч рублей за одну ошибку. А фирма поплатиться суммой в размере порядка 50 тысяч рублей.

Порядок учёта кассовых данных

На каждый ККМ ведётся свой журнал кассира-операциониста. Рассчитывается один журнал примерно на 1000 дней, когда касса открывается и закрывается. После этого заводится новая книга учёта.

Что нужно, чтобы поменять журнал кассира-операциониста

Понадобятся документы, которые примет налоговое ведомство и оформит процедуру смены журнала. В пакет входят:

1. Журнал, который подлежит замене на новый
2. Новая книга. Журнал будет пустой, но предварительно его нужно прошить и заверить по всем правилам (На титульном листе нового журнала обязательно следует указать данные кассового аппарата).
3. Паспорт вашей ККМ.
4. Карточка учёта.
5. Договор с компанией, которая занимается обслуживанием кассовой машинки.
6. Последний Z-отчёт (отчёт закрытия кассы за последний день). При этом оставшиеся средства не будут переноситься на начало следующего дня.

Если документы предоставляет сотрудник фирмы, нужно будет к пакету документации приложить также и доверенность на него. Причём если речь идёт об индивидуальном предпринимателе, то доверенность нужно обязательно нотариально заверять. А организации могут предоставлять документ в свободной форме, подтверждающий, что сотрудник состоит в штате.

Что касается пакета документов для замены журнала, то лучше предварительно уточнять его состав в конкретном отделении налоговой инспекции, так как существуют небольшие региональные отличия по списку нужной документации.

Менять журнал по окончанию года необязательно. По крайней мере, нет законодательных предписаний, которые это регламентировали бы.

Для чего нужен кассовый журнал и как его ведение регулируется законом

В первую очередь использование кассовых аппаратов прописано в 54-ФЗ от 22.05.2003 года (последняя редакция — от 8 марта 2015 года). Что этот закон регламентирует:

• Определяет виды организаций, которые в обязательном порядке должны применять в своей деятельности контрольно-кассовые аппараты. (К ним не относятся ИП на «вменёнке» и ПСН, либо те, кто использует бланки строгой отчётности).
• Определяет регламент использования реестра содержащихся в технике данных.
• Определяет требования, которые применяются к предпринимателям и фирмам, использующим в своей работе кассовую аппаратуру.
• Обозначает права налоговых органов и проверяющих ККТ.

Журнал кассира-операциониста нужен, чтобы вести учёт наличных, поступивших от клиента и переданных в кассу фирмы или предпринимателя.

Все данные, полученные при ведении журнала будут учитываться, чтобы определить базу налогового обложения. В случае ИП — НДФЛ, а также налога при УСН. В случае юрлица — налога при УСН и прибыли. Также эти данные будут служить для организованного и упрощённого оборота средств при взаимодействии с покупателями (например, при возврате денежных средств за сданный товар).

Также данные из журнала часто привязываются к складской программе учёта. Это позволяет оперативно видеть уход товара и остатки.

Требования при ведении журнала кассира-операциониста

Прошивка. Возможны два варианта — либо прошивать листы, либо — весь журнал.

Подпись руководителя. Ставится на контрольном листе с расшифровкой. Когда фирма или предприниматель использует печать, то она ставится на подпись (должна попасть и на листок).

Нумерация. Номер ставится на каждом листе. При этом нет необходимости ставить номера страниц, достаточно нумеровать сами листы.

Запись в конце. Делается она на последнем листе, при этом часть попадает на контрольный листок. Запись должна звучать примерно так: «В журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено подписью (если есть печать, то пишем „и печатью“) такое-то количество листов». Естественно вместо «такое-то» пишем итоговую цифру количества листов.

Требования к кассиру, который заполняет журнал

• Писать чернилами тёмного цвета.
• Придерживаться хронологического порядка.
• Брать данные согласно Z-отчёту из ленты ККМ.
• Конечную сумму подсчитывать на калькуляторе (не самостоятельно).
• Использовать разные строки в журнале, если за день было снято два отчёта.
• Подписывать каждый день записи. Также это должен делать руководитель, либо другое лицо с полномочиями.
• Не имеет права на ошибки, затёрки уже написанного и исправления. Поэтому в случае, когда была допущена ошибка, запись зачёркивают. Правильные данные пишут рядышком, или чуть сверху. И обязательно указывают дату, когда исправления были сделаны. После того, как ошибка исправлена, снова ставится заверительная подпись кассира, который ранее эту ошибку допустил, а также руководителем.

Только в том случае, если исправления будут оформлены верно, наказания не предусматривается.

Титульный лист

Заполнять его нужно у нового журнала, как уже писалось выше, до того как вы будете сдавать его в пакете документов в ФСН. Указывать там нужно данные о фирме, а также информацию о ККМ, которую придётся взять их паспорта аппарата.

Также титульник должен иметь инфорацию о начале и окончании журнала. Указывается и ответственное за заполнение данных лицо. Стандартно этим лицом назначается кассир, который управляет ККМ.

Примечание: ответственность лица указывается и в его трудовом договоре. А в дополнение к нему подписывается документ о материальной ответственности назначенного сотрудника.

Порядок заполнения журнала кассира-операциониста

• Первая запись — проверочная сумма. Берётся она из нулевого чека, начинающего Z-отчёт и акт начала использования ККМ.
• Контрольная сумма — 1, 11 рублей — вписывается в столбец номер шесть.
• Остаток в конце смены также составит 1,11 рублей.
• В конце последующей рабочей смены аппарата кассиру нужно будет сократить сумму поступлений как раз на размер контрольной суммы.
• Столбцы в кассовом журнале:
• Дата смены.
• Порядковый номер отдела или секции (не нужно вписывать, если нет разделения на секции).
• Фамилия заполняющего кассира с инициалами. Если журнал заполняется одним кассиром постоянно, можно вписывать только вначале страницы. В остальных строчках уже используется знак «-/-».
• Порядковый номер отчёта фискальной памяти ККМ. Брать его следует также из отчёта Z.
• Показания контрольного счётчика. Это значение обозначает количество совершённых продаж. Эту графу следует заполнять в случаях, когда кассовый аппарат отправляется в ремонт. Первые данные будут внесены сотрудником фирмы, которая осуществляет ремонт. В последующем кассир просто дублирует информацию. Чаще всего графа будет пустовать.
• Информация о нарастающем итоге, который выводится на начало смены.
• Подпись кассира.
• Подпись старшего смены, либо администратора.
• Информация накопительного счётчика на конец дня (отчёт-Z).
• Выручка за текущий день. Здесь требуется учитывать как наличные средства, так и суммы безналичного расчёта. Но вычитать при этом суммы возвратов, в случаях, когда они есть. Эту сумму можно рассчитать собственноручно, либо воспользоваться отчётом.
• Наличка, которая сдана в кассу фирмы. Чтобы определить цифру, нужно из суммы вырученных средств вычесть эквайринговый приход и возвратные суммы.
• Количество совершённых платежей совершённых с использованием документации.
• Сумма безналичной оплаты.
• Наличные средства, внесённые в кассу фирмы.
• Сумма возвратных средств по заявлениям покупателей
• Подписи кассира (столбец номер 16), администратора (17), руководителя (18).

Особенности заполнения кассового журнала

В случае возврата наличных

Основное, что нужно помнить — средства, которые получаются от клиента с использованием аппарата кассы уходят в кассу фирмы или индивидуального предпринимателя.А соответственно не хранятся дольше одно смены, и уж тем более не могут быть использованы в другую смену.

Поэтому, когда приходит клиент с желанием оформить возврат, нужно обязательно смотреть на истекший срок.Когда всё происходит в рамках одного кассового дня, то деньги за возврат кассир выдаёт из кассы ККМ. При этом оформляется акт по форме КМ-3.

В остальных случаях, когда покупатель приходит в другую кассовую смену, средства возвращаются только из кассы предприятия, а не ККМ.

Важные моменты:

• Клиент имеет полное право на возвращение товара, в случае если ему он не подошёл по одному из параметров (ассортимент, размер, цвет).
• Регламентирующий возвратные операции закон — «О защите прав потребителей».
• Существует перечень товаров, которые возврату уже подлежать не могут.
• Если клиент хочет вернуть денежные средства за товар, то ему следует написать заявление на имя руководителя фирмы. Далее у фирмы есть 14 дней, чтобы это заявление было рассмотрено, а деньги возвращены.

Эквайринг

Это операции по оплате клиентом с использованием расчётных карт.

Когда приобретение совершается с помощью эквайринга, денежные средства с карты клиента попадают на расчётный счёт фирмы. При этом в журнале кассира-операциониста, деньги эти записываются в отдельный столбец, а сумма остатка по Z-отчёту не равняется размеру налички.

Аппаратура для проведения операций эквайринга может быть предоставлена банковской организацией, с которой вы заключаете дополнительный контракт. Основной особенностью является то, что банк за каждую операцию будет брать процент.

Но, допустим, на сегодняшний день, предпринимателю гораздо выгоднее платить этот процент, чем оставаться с упущенной выгодой. Ведь использование кредитных и дебетовых карт для расчёта за товар и услугу вошло в прочный и повседневный обиход.

Зачастую клиенты отказываются от покупки, только потому что у них нет с собой наличности, а фирма не принимает к оплате банковские карты. При использовании аппарата эквайринга покупателю выдаётся чек.

Утеря кассового журнала

Необходимость ведения журнала по операциям эквайринга такая же, как и в случае с наличными. А отклонение от этой необходимости ведёт к крупным штрафным санкциям в отношении как кассира, так и всей организации. Также штрафы накладываются при утере журнала.

Восстановление журнала после потери можно совершить только при помощи отчётов кассира или X-отчётам. А подобные отчёты могут предоставить лишь сотрудники обслуживающей кассовую технику фирмы.

Итог

Мы разобрали основы ведения журнала кассира-операциониста. Главный вывод, который можно сделать из всего вышесказанного — заполнение журнала — это очень скрупулёзная и ответственная работа.

Хотя при некоторой тренировке и практике, она не вызовет сложностей. Однако, если вы планируете поручить это занятие конкретному человеку, убедитесь, что он обладает достаточными качествами и навыками.

Потому что в ином случае, мелки недочёты и ошибки в заполнении приведут к штрафам со стороны проверяющих органов.

Источник: https://businessmens.ru/article/zhurnal-kassira-operacionista-kak-zapolnyat

Как заполнить журнал кассира-операциониста по образцу, перечень необходимых документов, порядок регистрации

Бизнес юрист > Бухгалтерский учет > Кассовая дисциплина > Для чего нужен и как заполнить журнал кассира-операциониста по образцу

Сотрудник на должности операциониста должен знать, как заполнить журнал кассира-операциониста по образцу. Порядок регистрации и возможные штрафы также должны быть в области ведения работника.

Дневник кассира-операциониста

Этот журнал представляет собой составленный по форме КМ-4 регистр. В нем закреплена вся информация о выручке фирмы: сдача, выдача и контрольные показатели и т.д. Отметить нужно и то, что он должен быть составлен для каждой ККМ.

Виды журналов для работы с кассой

Помимо рассматриваемого журнала, вместе с кассой также необходим ряд других документов. В их число входит:

• ордер — первичные кассовые документы
• кассовая книга — закрепляет информацию о выдаче и поступлении наличных денег
• расчетные ведомости — необходимы при выплате заработной платы
• отчетные справки —показания ККМ и информацию о ежедневной выручке
• дополнительные документы: авансовый отчет, накладные, удостоверения и т.д.

Необходимость регистрации каждого из них определяется законодательством.

Основная цель журнала и место его хранения

Журнал изначально обеспечен требованиями руководства фирмы, а только после законодательством. Он необходим для внутреннего учета финансов организации: приход, расход и т.д., однако не является обязательным с 2017 года.

Хранится документ у руководителя/главбуха, однако конкретное место каждый из них волен выбирать самостоятельно. Главное — возможность быстрого доступа к журналу.

Кто отвечает за ведение ЖКО

Ведением журнала занимается сотрудник, имеющий на это полномочия и будучи назначенным на должность ответственного. Зачастую в этой роли выступает кассир, если внутренний регламент фирмы допускает его к работе с ЖКО. Однако ответственность несет также главбух, администратор и последующий руководящий состав.

Место и метод оформления журнала

Регистрация журнала производится в ФНС, так как основное его назначение — фиксация денежных средств, проходящих через кассу. Регистрация должна быть произведена одновременно с постановкой на учет самого ККМ. Модель аппарата должна соответствовать разрешенному перечню Госреестра.

инструкция по заполнению журнала:

Важно также помнить, что при наличии нескольких ККМ — журнал должен быть зарегистрирован на каждый из них.

Перечень документов, используемых при регистрации

При регистрации журнала в ФНС необходимо предоставить следующий перечень документов:

• заполненное заявление на постановку учета ККМ
• подтверждение регистрации ИП или организации
• оригинальный договор аренды площади для торговли
• паспорт кассового аппарата
• копию договора с центром ТО кассовой техники

В случае необходимости предоставления дополнительных бумаг налоговая должна отправить собственнику уведомление.

Нормы ведения ЖКО

К правилам ведения можно отнести следующие аспекты:

• обязательная прошивка: это устанавливают нормы ведения КМ-4, необходимо либо прошить весь журнал, либо только листы
• на контрольном листе обязательна подпись владельца фирмы и печать
• должен быть пронумерован каждый лист
• обязательное наличие пометки на последнем листе, которая уведомляет о числе пронумерованных листов
• заполнение листов производится черными или темно-синими чернилами
• каждая запись заверяется ответственным лицом

Соблюдение этих правил обязательно. В случае если кассир их нарушил — он должен сообщить об этом руководству.

Способ оформления документа при возврате

Возврат должен быть занесен в 15 графу. Так, когда их было несколько — необходимо указывать общую сумму, а не каждый возврат обособленно. Использование чеков также необязательно, однако нужно заполнить форму КМ-3.

Отражение эквайринга

Отражение эквайринга в журнале при безналичном расчете производится посредством переноса сведений из Z-отчета, а также заполнением КМ-6. Стоит также указать, что кассовый ордер при оплате картой не составляется.

В 12 графе также требуется заполнить количество карт, использованных при оплате, а в графе 13 — общую сумму, которую получило предприятие за день при оплате картой.

Нужно ли заполнить документ при отсутствии пробитых на кассе товаров

В случае если касса не была открыта — заполнять ничего не требуется.

Если же кассу открывали, но так ничего и не пробили, то необходимо заполнить журнал в соответствии с требованиями: данные в начале и конце дня будут совпадать. Помнить стоит также о Z и иных отчетах.

Допускается ли несколько отчетов за сутки

В день можно делать столько отчетов, сколько у сотрудника смен. Таким образом, если в день три смены — значит три отчета. Главное соблюдать порядок: каждый Z-отчет должен быть оформлен в соответствующей строке. В журнале будет несколько записей с нумерацией смен под одной датой.

Отсутствие Z-отчета — что делать

Если при закрытии смены кассиром не был сделан Z-отчет, это не страшно: снять отчет можно в любое время — на следующее утро или через неделю. Ключевым фактором является правильность проставления даты при занесении отчета в ЖКО. В случае нарушения на кассира могут наложить санкции.

Порядок действий при снятии лишних отчетов

При наличии лишних отчетов — их необходимо только внести в журнал. Таким образом, в документе будет находиться сразу несколько отчетов за одну дату.

Как восстановить потерянный Z-отчет

Существует два способа восстановления отчета:

1. По фискальной памяти. Для этого необходимо получить пароль от инспектора, в противном случае касса может быть заблокирована. Предоставленные сведения охватят лишь суммарную выручку, а не единичные значения.
2. С помощью ЭКЛЗ. Получить информацию можно только при изъятии блока, который должен меняться каждый год. Однако это позволит получить подробную информацию о каждой покупке.

Однако прежде, чем делать это — необходимо уведомить руководство.

Как производить корректировки в ЖКО

В том случае, если были внесены ошибочные сведения, кассир всегда может их исправить. Однако это также должно происходить в соответствии с нормативной процедурой:

• все неверные сведения зачеркиваются, а рядом с ними проставляются верные
• исправления должны быть заверены кассиром и иметь его подпись
• в случае ошибки на несколько страниц — их перечеркивают крест-накрест

Если исправления сделаны в соответствии с правилами — санкции за указание неверных данных не последует. В противном же случае возможно увольнение или штраф.

Жко и кассовая книга — основные отличия

Разница между этими журналами следующая: кассовая книга затрагивает все операции, которые производятся с кассой — выдача, сдача в банк и пр. В журнале же кассира, наоборот, отражается только учет выручки и оборот наличности в рабочий день.

Основное применение этих журналов разное и один не взаимозаменяем другим.

Отсутствие ЖКО — санкции

Несмотря на то, что с 2017 года ведение журнала не является обязательным, его отсутствие все равно может привести к штрафу. При налоговых проверках эксперты проверяют все аспекты ведения финансов, и отсутствие журнала может затруднить этот процесс: таким образом, при наличии плохой бухгалтерии будут найдены упущения, избежать которые можно было при ведении журнала.

Выписать штраф налоговая служба также может при неправильном ведении журнала и несоблюдении нормативных норм — отсутствие электронной подписи, как пример. В случае если руководство предприятия несогласно с решением налоговых служб — оно может подать в суд.

Как производится прошивка и нумерация документа

Прошивка производится короткой веревкой и приклеиванием ее к последней странице посредством небольшого кусочка бумаги — на нем должно быть написано точное количество листов в бумаге. Нумерация производится либо в верхнем, либо нижнем правом углу.

В случае использования электронной версии журнала стоит также отметить, что для нее обязательно применение электронной подписи. Само заполнение должно производиться ежедневно, как и с физической копией.

Сроки и нормы хранения журнала

Журнал должен находиться обязательно на территории, где расположен привязанный к нему кассовый аппарат. Общий срок хранения составляет более пяти лет: сначала он используется в течение срока всей эксплуатации, а затем — пять лет после его смены и окончания отчетного года.

Уничтожение журнала производится в присутствии соответствующей комиссии, которая формируется по требованиям законодательства. Помимо этого, индивидуальный предприниматель или организация должна составить соответствующий акт о том, что журнал был уничтожен.

Как отразить замену ЭКЛЗ или ремонта кассы в документе

Теперь что касается замены в кассе ЭКЛЗ или ремонта. Налоговый регламент требует, чтобы при смене ЭКЛЗ был снят 1.11 руб., а также Z-отчет. Последний должен быть внесен в журнал кассира, физическая копия остается в ФНС.

В случае ремонта ККМ процедура сохраняется, добавляется лишь обязательное заполнение контрольного счетчика.

Пример заполнения

Теперь рассмотрим пример заполнения журнала:

Скачать образец журнала кассира-операциониста [35.04 KB]

Порядок данных может быть изменен только в том случае, если законодательно изменятся стандарты.

Покупка ЖКО

Приобрести ЖКО можно в любом книжном или канцелярском магазине в разделе для бухгалтеров. Оптимальная цена для него на 2019 год составляет порядка 150-200 рублей.

Теперь, когда процедура и нюансы заполнения журнала подробно рассмотрены, процедура должна стать стандартной. Кассир-операционист не должен отклоняться от установленного законодательством порядка, а также полностью ориентироваться в видах и содержании журнала.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: https://PravoDeneg.net/buhuchet/kassa/dlya-chego-nuzhen-i-kak-zapolnit-zhurnal-kassira-operatsionista-po-obraztsu.html